Como organizar o inventário de sua empresa?

A sua empresa atribui a devida importância para a criação de um inventário? A pandemia do COVID-19 fez com que muitas empresas no mercado adotassem a modalidade de trabalho home office para a maioria dos seus respectivos colaboradores. Com isso, tornou-se um desafio ter um gerenciamento adequado dos dispositivos que os usuários utilizam.

Isso se deve porque os equipamentos (como notebooks, telefones IPs, dentre outros) que em outrora ficavam instalados nas respectivas bases de trabalho, foram migrados pelos colaboradores para suas casas.

Em paralelo a isso, as empresas continuam ampliando os seus respectivos quadros de profissionais, fazendo com que seja necessário a aquisição de novos equipamentos ou produtos para atender as necessidades dos usuários.

Entretanto, como saber se é necessário adquirir, por exemplo, um quantitativo X de notebooks ou um quantitativo Y de licenças de software, sem um inventário devido?

Como é possível ter uma organização interna dos recursos tecnológicos utilizados pela empresa?

É sobre este tema que iremos abordar neste artigo.

O QUE DEVE UM INVENTÁRIO DEVE CONTER?

Primeiramente, consideremos que um ambiente tradicional home office, normalmente, utiliza:

• 1 notebook.
• 1 telefone IP de mesa (podendo ser substituído por licenciamento de software que faça a função de telefonia).
• Licenciamento de software necessário conforme o perfil do usuário.
• Acessórios, como mouse e monitor. 
• Demais elementos que são normalmente providos pelos próprios usuários, como, um ambiente adequado para trabalho home office, impressora, link de Internet, mesa, cadeira, dentre outros.

Nesse aspecto, podemos observar acima que existem elementos providos pelo próprio colaborador. Entretanto, existem outros que normalmente as empresas disponibilizam, como notebook, telefone IP e licenças de software.

Com isso, a empresa precisa ter um inventário que considere a utilização de todos os recursos que a mesma dispõe para os usuários.

Muitas empresas podem acreditar que um inventário, deve englobar apenas os ativos de hardware, como notebooks, telefones, dentre outros. Porém, sem dúvidas, esse é um grande equívoco.

Um inventário correto deve listar todos os recursos disponibilizados pela empresa para todos os colaboradores, englobando também os licenciamentos de software que porventura os usuários utilizem.

Com isso, vejamos a seguir algumas recomendações técnicas importantes para ter um inventário organizado e atualizado:

ORGANIZAÇÃO DO INVENTÁRIO

Segmentação por departamento e perfil do colaborador 

Como em qualquer empresa, cada departamento possui os seus respectivos colaboradores que estarão associados aos perfis correspondentes. Nesse aspecto, é essencial que a equipe técnica de TI organize o inventário por departamento. Incluindo todos os recursos que cada profissional utiliza, como notebook, telefone, licenciamento de software, dentre outros. 

Isso além de auxiliar em uma organização eficiente, ajudará a empresa a ter um panorama sobre quantos e quais recursos estão sendo gastos em cada departamento com produtos e softwares.

Gerenciamento e monitoramento dos recursos utilizados

Em muitos casos, depois de um determinado período, os usuários passam a não utilizar os mesmos recursos que utilizavam em outrora. 

Um exemplo disso, é a utilização de um telefone IP para um usuário que está trabalhando remotamente. Com o avanço das tecnologias de comunicações unificadas, o aparelho telefônico IP vêm sendo substituído gradativamente por licenciamentos de software que emulam as funcionalidades do aparelho no computador do usuário.

Entretanto, se o usuário passar a utilizar apenas o software e não mais o aparelho, é fundamental que a equipe técnica de TI seja notificada sobre quando o usuário deixou exatamente de utilizar o recurso.

Com isso, é fundamental, que a equipe técnica de TI monitore todos os recursos que estão sendo utilizados. Assim, caso haja algum recurso que aparentemente não seja mais consumido por um determinado usuário, esse possa ser migrado para outro colaborador que o necessite. 

Esse monitoramento deverá ser realizado, preferencialmente, através de ferramentas de software que possibilitem visualizar o consumo dos recursos dos usuários conforme as respectivas aplicações utilizadas na empresa.

Atualização constante do inventário 

Uma vez tendo um mapeamento correto dos produtos que estão sendo utilizados pelos usuários, é importante que seja definida uma política interna que indique uma atualização do inventário.

Essa atualização é primordial, pois sem ela o inventário poderá ficar constantemente desatualizado, não evidenciando desta forma, o cenário atual de consumo dos recursos da empresa.

Outro ponto que é importante se atentar é se as aplicações que serão utilizadas pelos colaboradores são compatíveis com os produtos ora disponibilizados pela empresa.

Um exemplo disso, é o uso de uma determinada aplicação que seja compatível apenas com um determinado sistema operacional. Se o usuário necessita utilizar essa aplicação e essa é autorizada internamente pela área responsável da empresa, é fundamental que seja provido os recursos necessários para que tal usuário possa utilizar a aplicação.

Nesse caso, é importante que o inventário também evidencie informações técnicas que justifiquem casos específicos na empresa, como a utilização de um sistema operacional diferente para um determinado departamento devido à necessidade de utilizar recursos específicos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Como podemos observar no decorrer desse artigo, um inventário bem-organizado auxilia a empresa em diversos pontos, como:

• Redução de custos, pelo reaproveitamento de produtos já pertencentes a empresa.
• Justifica a contratação de novos produtos ou serviços, mediante a comprovação técnica de que há realmente a necessidade.
• Auxilia a equipe técnica de TI no monitoramento dos recursos que estão sendo consumidos e consequentemente melhora a manutenção do parque tecnológico da empresa.

Com isso, todas as empresas que desejam aprimorar os seus recursos próprios e almejar novos investimentos na área da tecnologia, devem ter um mapeamento preciso e detalhado sobre todo o parque tecnológico respectivo. 

Nesse sentido, não há dúvidas da importância do investimento no gerenciamento da rede. Dessa forma, traz-se não apenas benefícios para a visibilidade da infraestrutura, mas também uma forma de garantir maior agilidade e capacidade na antecipação de problemas.

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