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Esto se debe a que los equipos (como portátiles o teléfonos IPs, entre otros) que en otro momento estaban aislados en los respectivos puestos de trabajo fueron transferidos por los colaboradores a sus casas.
De forma paralela, las empresas continúan ampliando sus respectivos equipos de profesionales, lo que hace que sea necesario la adquisición de nuevos equipos o productos para responder a las necesidades de los usuarios.
Por otro lado, ¿cómo saber si es necesario adquirir una cantidad X de portátiles o una cantidad Y de licencias de software si no existe el debido inventario?
¿Cómo es posible tener una organización interna de los recursos tecnológicos utilizados por la empresa?
En este artículo hablaremos sobre este tema.
¿QUÉ DEBE TENER UN INVENTARIO?
En primer lugar, pensemos que en un ambiente tradicional de teletrabajo normalmente se utiliza:
- 1 portátil.
- 1 teléfono IP de mesa (que puede ser sustituido por una licencia de software que haga las funciones de telefonía).
- Licencia de software necesaria según el perfil del usuario.
- Accesorios como un ratón o un monitor.
- Además de otros elementos que normalmente los proporcionan los propios usuarios como un ambiente adecuado para el teletrabajo, impresora, link de Internet, mesa o silla, entre otros.
En este aspecto, podemos observar que existen elementos que proporciona el propio colaborador. Además, existen otros que normalmente son proporcionados por las empresas como el portátil, teléfono IP o licencia de software.
Así, la empresa necesita tener un inventario que considere el uso de todos los recursos de los que dispone y que puede ofrecer a los usuarios.
Muchas empresas pueden pensar que un inventario debe englobar solo los activos de hardware como portátiles o teléfonos, entre otros. No obstante, esto es un gran error.
Un inventario correcto debe tener una lista con todos los recursos que la empresa puede ofrecer a los colaboradores, englobando también las licencias de software que los usuarios pueden llegar a utilizar.
Por tanto, veamos a continuación algunas de las recomendaciones técnicas importantes para tener un inventario organizado y actualizado:
ORGANIZACIÓN DEL INVENTARIO
Segmentación por departamento y perfil del colaborador
Como cualquier empresa, cada departamento posee sus respectivos colaboradores que estarán asociados a los perfiles correspondientes. En este aspecto, es esencial que el equipo técnico de TI organice el inventario por departamentos. Incluyendo todos los recursos que cada profesional utiliza, como portátil, teléfono o licencia de software, entre otros.
Esto además de ayudar a una organización eficaz, ayudará a la empresa a tener un panorama sobre cuántos y cuáles recursos se están gastando en cada departamento con productos y softwares.
Gestión y monitoreo de los recursos utilizados
En muchos casos, después de un determinado periodo, los usuarios pasan a no utilizar los mismos recursos que utilizaban anteriormente.
Un ejemplo, es el uso de un teléfono IP para un usuario que está trabajando remotamente. Con el avance de la tecnología de la comunicación unificada, el aparato telefónico IP ha sido sustituido gradualmente por una licencia de software que imita las funcionalidades del aparato en el ordenador del usuario.
De cualquier forma, si el usuario no utiliza el teléfono y solo utiliza el software, es fundamental que el equipo técnico de TI sea notificado sobre cuándo el usuario dejó exactamente de utilizar este recurso.
Así, es fundamental que el equipo técnico de TI monitoree todos los recursos que están siendo utilizados. En caso de que haya algún recurso que aparentemente ya no es consumido por un determinado usuario, este puede ser transferido para otro colaborador que lo necesite.
Este monitoreo debe realizarse, preferentemente, a través de herramientas de software que hagan posible visualizar el consumo de los recursos de los usuarios según las respectivas aplicaciones utilizadas en la empresa.
Actualización constante del inventario
Una vez que se tenga el mapeo correcto de los productos que están siendo utilizados por los usuarios, es importante que se defina una política interna que indique una actualización del inventario.
Esta actualización es primordial, pues sin ella el inventario podrá estar constantemente desactualizado, no mostrando, por tanto, el escenario actual de consumo de los recursos de la empresa.
Otro punto que es importante destacar es si las aplicaciones que son utilizadas por los colaboradores son compatibles con los productos que ahora ofrece la empresa.
Un ejemplo es el uso de una determinada aplicación que es compatible solo con un determinado sistema operativo. Si los usuarios necesitan utilizar esta aplicación y esta es autorizada internamente por el área responsable de la empresa, es fundamental que se proporcionen los recursos necesarios para que este usuario pueda utilizar la aplicación.
En este caso, es importante que el inventario también muestre informaciones técnicas que justifiquen casos específicos en la empresa como el uso de un sistema operativo diferente para un determinado departamento debido a la necesidad de utilizar recursos específicos.
CONSIDERACIONES FINALES
Como hemos podido observar a lo largo de este artículo, un inventario bien organizado ayuda a la empresa en diversos puntos:
- Reducción de costes, por el aprovechamiento de productos que ya pertenecen a la empresa.
- Justifica la contratación de nuevos productos o servicios, mediante la comprobación técnica de que existe realmente esa necesidad.
- Ayuda al equipo técnico de TI en el monitoreo de los recursos que están siendo consumidos y consecuentemente mejora el mantenimiento del parque tecnológico de la empresa.
Así, todas las empresas que deseen mejorar sus recursos propios y necesiten de nuevas inversiones en el área de la tecnología, deben tener un mapeo preciso y detallado sobre todo su parque tecnológico.
En este sentido, no hay duda de la importancia de la inversión en la gestión de la red. De esta forma, además de conseguir beneficios en la visibilidad de la infraestructura, también se consigue garantizar mayor agilidad y capacidad de anticipación a problemas.
Teniendo esto en cuenta, Telcomanager que está desde el 2002 en el mercado, líder de América Latina en el sector de software para la gestión de redes, ofrece soluciones inteligentes con una metodología única e innovadora para el monitoreo de datos, lo que proporciona una visión completa de su infraestructura, permitiendo que su empresa controle los principales aspectos de su red en tiempo real.